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檔案應用問與答

    日期:106-09-08       

    Q1、何謂檔案應用? 
    A:檔案開放應用係指依據檔案法第17條至第21條及行政程序法第46條規定辦理,民眾得向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案,受理機關提供應用之相關作業及程序,包括檔案應用申請、申請審核及回覆、準備檔案、閱覽抄錄或複製檔案、還卷 及檔案應用統計事項。 
       
    Q2、機關檔案應用服務相關法令有那些?  
    A:有關檔案應用事項,可依檔案法、行政程序法、政府資訊公開法及機密保護法令 等有關規定辦理。 
       
    Q3、機關檔案與國家檔案之申請應用有何不同? 
    A:機關檔案之申請應用原則上應先填具申請書,經受理機關審核作業後,民眾依審核結果持通知書方得至受理機關應用檔案。國家檔案原則上採隨時申請隨時應用,民眾可直接至國家檔案閱覽場所申請應用;故民眾申請閱覽、抄錄或複製檔案管理局管理之檔案,應向檔案管理局提出申請。 
       
    Q4、如何得知各機關典藏檔案相關目錄? 
    A:為便利民眾了解全國檔案資訊,目前檔案局已建置「機關檔案目錄查詢網」,網址:http://near.archives.gov.tw),民眾可不受時間及地點限制,經由全國檔案目錄資訊單一查詢窗口,隨時上網查詢。
       
    Q5、外國人可否申請應用本院檔案? 
    A:依政府資訊公開法第9條第2項規定「外國人,以其本國法令未限制中華民國國民申請提供其政府資訊者為限,亦得依本辦法請求之。」故本處檔案可提供外國人應用。
       
    Q6、民眾申請檔案應用身分有何限制? 
    A:民眾應出示審核通知書及身分證明文件,並至本院指定場所完成登記手續。任何人均可為應用檔案之申請人,限制開放檔案則限當事人或利害關係人(需提憑利害關係相關佐證資料),如委託方式者,須填具委託書。
       
    Q7、民眾向本院提出檔案應用申請方式為何? 
    A:本院檔案應用之申請,民眾得採親自持送、書面通訊或透過電子傳遞方式提出辦理。
       
    Q8、民眾檔案應用申請範圍有何限制? 
    A: 檔案有涉及下列情形之一者,本院得拒絕申請:
              1. 有關國家機密者。
              2. 有關犯罪資料者。
              3. 有關工商秘密者。
              4. 有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
              5. 有關人事及薪資資料者。
              6. 依法令或契約有保密之義務者。
              7. 其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。
       
    Q9、如何取得本院檔案應用申請書? 
    A:民眾可不受時間及地點限制,隨時透過網際網路進入本院網站(網址:http://kmcmh.kcg.gov.tw/kmcmh/CP.aspx?s=4761&cp=1&n=15118)「線上申辦」,下載各項申請表格及申請作業流程,申請應用檔案。
       
    Q10、民眾申請檔案應用准駁之時程為何? 
    A:依檔案法規定最遲自本院受理日起 30日內,以書面通知申請人審核結果,如有補正資料者(7日內),自申請人補正之日起算。
       
    Q11、民眾應用檔案之規範為何? 
    A:依檔案法第20條明文規定,閱覽或抄錄檔案應於本院指定之(開放應用申請 )時間及處所(2F檔案室)為之。本院於核准民眾閱覽或抄錄檔案時,規定合理期限要求申請人於約定期日前至指定之處所應用檔案。申請閱覽、抄錄或複製檔案,應保持檔案資料之完整,並不得有下列各款之行為:
             1. 添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
             2. 拆散已裝訂完成之檔案。
             3. 以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
             4. 未經許可擅自持卷宗資料之一部分或全部帶離閱覽處所。
             5. 應用檔案時須遵守本院所制定應用規範。申請人如有違反,本院亦得要求另案提出申請。 
         
    Q12、民眾申請檔案閱覽、抄錄或複製收費標準為何? 
    A:1.申請閱覽、抄錄檔案每2小時收費新臺幣(下同)20元,不足2小時,以2小時計算。
             2.複製檔案,如需提供郵寄服務者,其郵遞費以實支數額計算,每次並加收處理費50元。
             3. 複製以影印機黑白複印,B4(含)尺寸以下每張收費2元,A3尺寸每張收費3元。   
             4.其餘複製方式收費標準依檔案管理局訂定之收費標準收費。
     
    Q13、民眾申請閱覽、抄錄或複製檔案逾補正期限駁回者,已繳費用可否退還? 
    A:檔案申請駁回,民眾並未真正到場使用檔案,故無預繳費用之情形產生。
     
    Q14、檔案閱覽、抄錄等使用檔案時間是否包含複製、影印或列印等時間? 
    A:檔案閱覽抄錄之時間點起算應以檔案交付申請者至檔案交還本處受理之業務單位為止,其中間所有使用過程均應包含在內。 
       
    Q15、申請檔案應用時,有無限制每次申請之件數及時間? 
    A:申請人每次申請檔案應用之件數未加以限制,惟如申請應用檔案之數量龐大,可分次提供應用。 
     

    若有其他疑義,請洽本院總務室 07-216-3186 分機304、322
       
    服務時間:週一至週五(例假日除外)
    上午 09:00~11:30      下午14:00~16:30
    服務地點: 高雄市前金區中華三路68號2樓(新盛街入口) 
    為使民眾快速查詢全國檔案資訊,檔案管理局提供「機關檔案目錄查詢網」網址:http://near.archives.gov.tw 供民眾隨時上網查詢。
    *除以上常見問題外,民眾若有任何檔案應用疑義,請mail至kmcmh@kcg.gov.tw  醫院檔管人員將竭誠為您解答。

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