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檔案開放應用要點

    日期:106-09-01       

    高雄市政府及所屬各機關學校檔案開放應用要點

    一、高雄市立中醫醫院(以下簡稱本院)為辦理檔案法第十七條有關民眾申請閱覽、抄錄或複製檔案之開放應用事項,
           特訂定本要點。
    二、本要點適用範圍,為本院保管之檔案。
    三、申請閱覽、抄錄或複製檔案,應以書面敘明理由為之。
    四、申請閱覽、抄錄或複製檔案應事先填具申請書(格式如附表一,含範例)。並得將申請書置於各該網站及服務台,
           提供民眾下載、列印或索取。 前項申請書應載明下列事項:
       (一)申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人
                    之,團體,其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所。
       (二)有代理人者,其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號;如係意定代理者,並應提出委
                    任書;如係法定代理者,應敘明其關係。
       (三)申請項目。
       (四)檔案名稱或內容要旨。
       (五)檔號或收發文號。
       (六)申請目的。
       (七)申請日期。
       (八)有使用檔案原件之必要者,應載明其事由。
    五、申請人得親自持送或以書面通訊方式送達申請書,其經電子簽章憑證機認證者,亦得以電子傳遞方式申請之。
    六、本院受理申請閱覽、抄錄或複製檔案之申請,由文書單位收文編號,分文至檔案管理人員辦理。
    七、本院檔案管理人員為辦理申請案件,應依檔案管理局編製之機關檔案管理作業手冊規定,敬會原業務承辦單位是否
           同意受理申請閱覽、抄錄或複製檔案。
    八、本院非有法律依據不得拒絕申請。但有下列情形之一者,不在此限:
     (一)有關國家機密者。
     (二)有關犯罪資料者。
     (三)有關工商秘密者。
     (四)有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
     (五)有關人事及薪資資料者。
     (六)依法令或契約有保密之義務者。
     (七)其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。
    九、檔案之應用以提供複製品為原則。
        核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形,應採分離原則,去除不得公開部分,就其他部分公開
           或提供之。
    十、本院對於申請案件,應自受理或完全補正之日起三十日內為准駁之決定,並應以審核通知書(格式如附表二、三)
           送達申請人。
           本院核准申請者,應於審核通知書載明核准應用檔案之意旨、方式、時間、處所、注意事項、收費標準及應攜帶
           之相關證明文件。駁回申請者,並應敘明其理由。 以電子傳遞方式請求應用檔案或於申請書上註明電子傳遞網址
           者,審核通知書得以電子傳遞方式為之(如附表二、三)。
    十一、申請案件不合程式規定或資料不全者,應通知申請人於七日內補正;屆期未完全補正者,得駁回申請。
    十二、本院受理申請時,應速檢出檔案提供應用;如該檔案因修補、展覽、機關檢調或其他情形無法提供應用時,應告
              知申請人理由及得以利用之時間。
    十三、本院設有檔案應用閱覽室,提供民眾檔案應用申請。
    十四、抄錄或複製檔案,如涉及著作權事項,應依著作權法及其相關規定辦理。
    十五、申請人於閱覽、抄錄或複製檔案時,應出示審核通知書及身分證明文件並完成登記程序。
    十六、檔案交付申請人使用,應請其於檔案應用簽收單(格式如附表四)簽名,並指派人員協助;申請人應用檔案如未
              能當日用畢者,應於檔案應用簽收單註記,先辦理還卷,擇日再行調閱。
    十七、申請人於檔案應用完畢後,本院得依檔案管理局訂定之檔案閱覽抄錄複製收費標準(如附表五)收取費用併開立
              收據。
    十八、申請人閱覽、抄錄或複製檔案,應保持檔案資料之完整,並不得有下列行為:
              (一)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
              (二)拆散已裝訂完成之檔案。
              (三)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
              (四)未經許可,擅自將卷宗資料之部分或全部帶離閱覽處所。
              (五)私自進入檔案作業處所或庫房。 申請人有前項情形之一者,本院應予制止並停止其閱覽、抄錄或複製;
                          涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦。
    十九、檔案應用完畢,當場檢視申請人歸還檔案之完整性及是否有不當破壞情形,並將檔案應用簽收單影本併同供閱檔
             案,依規定辦理調案歸還;如有污損、破壞或其他不當使用情形,應於檔案應用簽收單註記,並依前點第二項規
             定辦理。
    二十、檔案應用所需書表格式,請至本院索取或至本院網站下載。

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